Déclaration de transfert de siège social d'une entreprise

Inscrit dans les statuts de l’entreprise au moment de la création de cette dernière, le siège social peut ensuite être déplacé à n’importe quel moment de la vie de la société. Pour cela, une déclaration de transfert de siège social doit être faite en respectant plusieurs étapes bien définies.
Le siège social : définition
Déclaration de transfert de siège social d'une entreprise
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Le siège social d'une entreprise ou d'une personne morale est l’adresse utilisée lors de l’enregistrement de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM) via le Centre des Formalités des Entreprises (CFE) ou le Greffe du Tribunal de Commerce. C’est de ce domicile notifié que découle la nationalité de la société, et donc la réglementation fiscale à laquelle elle est soumise.

Il se peut très bien que le pays du siège social de l’entreprise diffère du pays où est réalisée la production. Un transfert de siège social, qui peut entraîner un changement de nationalité de la société si le déménagement se fait à l’étranger, est possible après la création de l’entreprise, mais il existe une procédure à respecter. Ainsi, le changement de siège social doit absolument provenir d’une décision entérinée en amont par les instances de décision de l’entreprise en fonction de son statut (associé, conseil d’administration…) car ce déménagement constitue une modification statutaire de la société.

Première étape : la prise de décision du transfert de siège social

Les règles entourant la prise de décision d’un changement de siège social vont donc varier selon le statut juridique de l’entreprise :

  • Pour une SARL, la décision doit être prise par le gérant après que celui-ci ait obtenu l’accord d’associés représentant plus de la moitié des parts sociales de la société.
  • Pour une SA : la décision doit être prise par le conseil d'administration ou le conseil de surveillance après la ratification du choix par l'assemblée générale ordinaire (pour un déménagement dans le même département ou un département voisin) ou par l'assemblée générale extraordinaire (pour un déménagement plus lointain).
  • Pour une SAS : la décision doit être prise par l'organe compétent (président ou autre) défini dans les statuts de la société lors de sa création.
  • Pour toute société civile : les statuts prévoient généralement que la décision doit être votée à la majorité par l'assemblée générale extraordinaire des associés. Si rien n’est inscrit dans les statuts, la décision doit être adoptée à l'unanimité des associés.
Deuxième étape : la publication du transfert de siège social

Une fois la décision prise, la société doit publier, dans un délai d’un mois maximum, un avis de modification indiquant le nouveau et l'ancien lieu du siège social. Dans le cas où le tribunal de commerce dont dépend l’entreprise ne change pas, un seul avis est à publier dans un des journaux d'annonces légales (JAL) diffusés sur le lieu du siège social. Dans le cas contraire, la société aura l’obligation de publier deux avis, un dans un JAL de l’ancien siège social et un dans un JAL du nouveau siège social.

Cette publication contient des mentions obligatoires qui diffèrent selon la qualité commerciale ou non commerciale de la société, mais celle-ci doit, dans tous les cas, inclure l’éventuelle autorisation délivrée pour l’exercice de l’activité (agrément, diplôme, autorisation d’exercice, etc.). Attention, il se peut que le déménagement de l’entreprise entraîne la nécessité d’obtenir une nouvelle autorisation : celle en vigueur sur le nouveau lieu du siège social.

Dernière étape : la déclaration de transfert de siège social

Dernière formalité : le transfert de siège social doit être déclaré, en ligne ou de manière physique, au CFE ou au greffe du tribunal de commerce de la nouvelle adresse. Le dossier déposé, qui comprend l’acte de modification statutaire, doit également inclure :

  • l'acte, certifié conforme par le représentant légal, qui entérine la décision du transfert du siège social ;
  • un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme par le représentant légal ;
  • l'avis paru dans le ou les journaux d’annonces légales (JAL), ou l'attestation de la/les parution(s) ;
  • la déclaration de modification de l’entreprise (M2 ou P2) ;
  • une preuve de l’utilisation des nouveaux locaux (facture d'électricité, contrat de bail, etc.).

Si le représentant légal n'a pas signé lui-même les différents documents, un pouvoir devra être également joint au dossier.