Dématérialisation des factures fournisseurs à la CCI Paris Ile-de-France : un exemple réussi de transformation digitale en interne

Depuis le 1er octobre 2016, le service comptable de la CCI Paris Ile-de-France est en mesure de traiter les factures électroniques transmises par les fournisseurs. Etablissement pilote, la CCIR a été désignée pour accompagner la 1ère étape de la dématérialisation obligatoire des factures qui s’impose progressivement depuis 1er janvier 2017 entre les fournisseurs et les entités du secteur public *. Dématérialisation des factures : une opération de grande envergure qui met en avant l’expertise de la CCI Paris Ile-de-France en matière de transition numérique.

Fournisseurs et prestataires de la CCI Paris Ile-de-France, la CCI traite vos e-factures depuis le 1er octobre

Depuis le 1er janvier 2012, l’Etat est dans l’obligation d’accepter les factures de ses fournisseurs transmises par voie électronique. Depuis le 1er janvier 2017, ce sont toutes les structures publiques (Etat, collectivités locales, établissements publics nationaux) qui doivent réceptionner toutes factures par voie électronique.  C’est chose faite à la CCI Paris-Ile-de-France qui traite désormais toutes les e-factures, dans un flux totalement dématérialisé jusqu’au règlement. Elle encourage vivement tous ses fournisseurs et prestataires à franchir le pas en lui adressant dorénavant leurs factures sous forme électronique.

La CCI Paris Ile-de-France, « pilote » du projet Chorus Portail Pro

La CCI Paris Ile-de-France ainsi que 17 autres structures publiques**  ont été désignées  « pilotes » du projet Chorus fin 2015. Ce statut leur a permis  d’appréhender la solution dès juillet 2016. Objectif : tester, en conditions réelles, la solution mutualisée de facturation électronique tant dans son aspect technique, que dans son appropriation par les utilisateurs et ses impacts organisationnels. . « Etre « pilote » a été une expérience stimulante pour tous les collaborateurs de la DGA F (Direction générale adjointe Finance) et de la DPSI (Direction du pilotage du système d’information). Nous avons pu travailler en amont, anticiper les adaptations nécessaires, être réellement proactifs et force de proposition auprès des services de Bercy », tient à souligner Mathieu Boulanger, directeur adjoint à la DGA F.

Chorus Portail Pro : qu’est-ce que c’est ?

Chorus Portail Pro 2017 (CPP 2017) est la solution gratuite et mutualisée développée par l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) pour faciliter la dématérialisation. Plateforme sécurisée, elle permet le dépôt des factures électroniques  par les entités concernées par l’échéance 2017 (grandes entreprises de plus de 5 000 salariés et personnes publiques) et leur suivi, les dates clefs de traitement (de la réception au paiement) étant consultables.

Dématérialisation des factures pour quels avantages ?

« Notre service traitent 65 000 factures par an », indique Véronique Lavrat, responsable de Service comptable. « Depuis que nous avons commencé à traiter les e-factures le 1er octobre, nous constatons un gain de temps : les appels téléphoniques des fournisseurs sont en réduction ! Aujourd’hui toutes les opérations étant tracées dans Chorus,, ils peuvent eux-mêmes suivre leur facture sans faire appel à nous », ajoute-t-elle.

C’est là l’un des avantages majeurs de la dématérialisation : immédiateté de l’information. Le prestataire est informé en temps réel de l’avancement du traitement de sa facture. A cela s’ajoute une disponibilité constante du serveur (24 heures sur 24), l’utilisation d’un vecteur d’échange unique, une amélioration de la sécurité, une diminution des coûts postaux et une réduction du temps de traitement.

« C’est un projet qui apporte une véritable plus-value. Au-delà du gain de temps que la dématérialisation permet, les travaux comptables sont simplifiés par un allégement des tâches administratives et sécurisés par les contrôles automatiques déployés (rapprochement bon de commande, réception et facture). Une plus-value pour les collaborateurs », constate Mathieu Boulanger. « Ce projet conclut un investissement sur la durée des équipes de la DGA F et de la DPSI, qui se sont mobilisées dès 2012 pour dématérialiser l’ensemble du processus », précise-t-il. « Le gros du travail a été le paramétrage  et la mise place de notre logiciel comptable afin d’avoir un outil qui réponde parfaitement à nos besoins, ce qui est le cas aujourd’hui », conclut Véronique Lavrat.

La CCI Paris-Ile-de-France, un acteur de la digitalisation des entreprises

L’opération de dématérialisation réussie par la CCI Paris Ile-de-France est un formidable exemple, parmi d’autres,  de son expertise en matière de digitalisation et de transformation numérique. Expertise qu’elle propose également en externe aux entreprises qui souhaitent prendre le virage du digital. Elle met ainsi à leur disposition depuis juin 2016 un coaching numérique avec la création d’une plateforme web d’information et de services numériques : lesdigiteurs.fr, un showroom du digital et un centre de formation.  Objectif : permettre aux entreprises qui n’ont pas les moyens en interne  d’intégrer les pratiques digitales au service de leur activité et profiter de tous les avantages.
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*Pour rappel, c’est l’ordonnance du 24 juin 2014 qui impose aux structures publiques d’accepter les factures dématérialisées des grandes entreprises.

**Strutures publiques « pilotes » du projet Chorus Portail Pro 2017 (relevant du secteur public local, des établissements publics nationaux et de l’Etat) : Université de Lorraine, Pôle emploi, CNRS, Lycée Bernart de Ventadour, CCI Paris Ile-de-France, Commune de Paris, Métropole de Brest, Communauté de communes de Parthenay, Commune de Le Monetier-les-Bains, Conseil régional de Provence Aples Côte d’Azur, Conseil départemental de l’Aube, Office public de l’habitat de Vosgelis, Lille Métropole, Ville de Bordeaux, APHP, CHU Amiens, CH Gpt hospitalier Eaubonne Montmorency, DGAC .

Le 06/01/2017