Embauche d’un salarié : formalités à accomplir

Lors de l’embauche d’un salarié, un certain nombre de formalités sont nécessaires. La Déclaration préalable à l’embauche permet à l’employeur de remplir, en une seule fois, l’essentiel des obligations déclaratives, mais d’autres formalités restent à accomplir. Tour d’horizon.

Déclaration préalable à l'embauche

L'employeur ne peut embaucher un salarié qu'après avoir effectué une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

Elle doit être adressée dans les 8 jours précédant l’embauche. Les employeurs ayant effectué plus de 50 DPAE au cours de l'année précédente doivent impérativement la faire en ligne sur www.net-entreprises.fr

L'employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou l'accusé de réception délivré par l'URSSAF. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit dans lequel est indiqué l'organisme destinataire.

Autres formalités

Affiliation de l'entreprise auprès d'une caisse de retraite complémentaire
Dans les trois mois de sa création, l'entreprise doit adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARRCO (pour tous les salariés).

Embauche d'un salarié étranger
A l'exception des ressortissants de l'Espace économique européen et de la Suisse, l'employeur doit vérifier l'autorisation de travail de l'étranger qu'il souhaite embaucher.

Registre unique du personnel
L'employeur est tenu d'inscrire sur un registre unique du personnel des informations relatives au salarié et à son embauche.

Embauche par contrat à durée déterminée
Dans le secteur du commerce, de l'industrie, des services et de l'artisanat, l'employeur doit remettre au salarié, en même temps que le contrat de travail, le bordereau individuel d'accès à la formation (BIAF), afin de l'informer de ses droits à congé-formation.
Pour les autres secteurs, le BIAF est remis à la fin du contrat.
Le formulaire est disponible auprès des organismes paritaires collecteurs.

Médecine du travail
La règlementation impose soit une première visite d'information et de prévention ; soit un examen médical d'aptitude à l'embauche si le salarié est exposé à des risques professionnels.
Les coordonnées du service de santé au travail compétent sont disponibles auprès de la DIRECCTE.

Document unique d'évaluation des risques
Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans et rester à la disposition, notamment, des salariés.

Affichages obligatoires
L'employeur doit notamment afficher, à une place facilement accessible :
  - adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail,
  - adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
  - avis de l'existence d'une convention collective,
  - règlement intérieur s'il en existe un,
  - horaires de travail et durée du repos,
  - interdiction de fumer dans les locaux,
  - modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques,
  - articles L. 222-33 et L. 222-32-2 du code pénal relatif aux harcèlement sexuel et moral.

Pour en savoir plus

 

Le 05/07/2019